Wat ga je doen

Als afdelingsassistent ondersteun je het team van IAO in de brede zin des woords. Hierbij ligt de nadruk op secretariële werkzaamheden en administratieve ondersteuning bij contractmanagement van projecten.

Jouw voornaamste taken en verantwoordelijkheden zijn:

  • Ondersteuning bij het opstellen van (interne) dienstverleningsovereenkomsten;
  • Coördinatie van de documentenstroom tussen de verschillende afdelingen, VUmc Research BV en externe partijen en de bewaking van de snelheid daarvan en invoeren van gegevens in documentmanagementsysteem;
  • Het organiseren van afspraken en bijeenkomsten (intern en extern);
  • Registratie congressen, organiseren accommodatie en boeken van vluchten voor IAO team;
  • Secretariële ondersteuning (notuleren, ICT aanspreekpunt, regelen werkplekken etc.);
  • Ondersteuning bij financieel contractmanagement van projecten incl. facturatie.

Wat we van je verwachten

  • Afgeronde secretariële- administratieve MBO opleiding of minimaal MBO- werk- en denk niveau;
  • Ruime ervaring in een vergelijkbare functie;
  • Zeer vaardig met het Microsoft Office pakket;
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse- en Engelse taal, in woord en geschrift;
  • Zakelijke, klantgerichte houding;
  • Cijfermatig inzicht;
  • Accuraat, initiatiefrijk, goede organisator, flexibele instelling en stressbestendig;
  • Affiniteit met wetenschappelijk onderzoek en praktische toepassingen daarvan.

Waar ga je werken

In de rol van afdelingsassistent ben je verantwoordelijk voor secretariële en administratieve ondersteuning aan Industry Alliance Office, onderdeel van IXA (Innovation Exchange Amsterdam).
Als afdelingsassistent ben je een belangrijke schakel tussen de verschillende wetenschappelijke afdelingen van het Amsterdam Neuroscience Instituut, VUmc Research BV en IAO. Je denkt actief mee en verbetert daarmee de vooruitgang van de processen.

IAO (Industry Alliance Office):
Amsterdam Neuroscience is het grootste neuroscience instituut in Nederland dat innovatief neurologisch onderzoek en klinische zorg in veel hersen- en zenuwstelselaandoeningen combineert. IAO is verantwoordelijk voor allianties op het gebied van innovatief onderzoek in de diagnose en behandeling. Dit wordt gedaan door onderzoeksopdrachten te acquireren van (commerciële) partijen om het onderzoek vervolgens te laten plaatsvinden binnen de wetenschappelijke onderzoeksafdelingen die deelnemen in het Amsterdam Neuroscience Instituut. Het team bestaat uit een wetenschappelijk directeur, Business Development Team, Zakelijk manager en Business Planning manager/Jurist en Contract manager.
Voor meer informatie over IAO, klik hier.

IXA (Innovation Exchange Amsterdam):
IXA helpt Amsterdamse wetenschappers bij valorisatie: het omzetten van hun uitvinding, idee of onderzoeksresultaat naar een concrete toepassing. Dit doet IXA door hen te ondersteunen bij de samenwerking met andere partijen – bedrijven, maatschappelijke organisaties, investeerders. IXA richt zich op de zakelijke en juridische aspecten. Voor meer informatie over IXA, klik hier.

Wat we je bieden

Salarisschaal 7: 2267 tot 3071 euro bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring).

Naast een goed basissalaris bieden we onder andere 8,3% eindejaarsuitkering en 8% vakantietoeslag. Voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden kijk op onze website.

Het is voor nieuw aangestelde medewerkers verplicht om bij indiensttreding een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan te vragen. Je dient hiervoor in het bezit te zijn van een DigiD.

Bijzonderheden

Gezien het internationale aspect van IAO is het belangrijk dat je je thuis voelt in een internationale omgeving. Een omgeving waar veel gewerkt wordt met internationale collega’s en veel Engels gesproken wordt.

In deze rol krijg je een aanstelling bij Amsterdam UMC voor de duur van een jaar met optie tot verlenging. IAO heeft een werklocatie in het Wis- en Natuurkunde gebouw van de VU.

Laten we kennismaken

Bel ons gerust!
Voor inhoudelijke informatie kun je contact opnemen met Margot Muller, via 020-5982673.
Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Brend de Jong, corporate recruiter, via 020-4445635.

Je kunt uiterlijk tot en met 6 januari 2019 solliciteren via de button.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.