Wat ga je doen

Als management assistent ben je primair verantwoordelijk voor een adequate secretariële ondersteuning van de hoogleraren en hematologen van de afdeling hematologie locatie VUmc. Dit betekent dat je verantwoordelijk bent voor onder andere de voorbereiding van vergaderingen, het notuleren daarvan en dat je er zelfstandig en accuraat op toeziet dat de daaruit voortvloeiende acties uitgevoerd worden en genomen besluiten geimplementeerd worden. Daarnaast ben je medeverantwoordelijk voor de organisatie van het onderwijs en de opleiding en van wetenschappelijke bijeenkomsten.

Je houdt je daarnaast bezig met de volgende werkzaamheden;

  • Je stelt zelfstandig correspondentie op en verwerkt correspondentie aan de hand van aanwijzingen;
  • Je bent het aanspreekpunt voor internationale samenwerkingspartnersen coördineert de hieruit voortkomende actiepunten, afspraken en reizen;
  • Je coördineert de opleidingsvergaderingen voor de fellows in opleiding tot hematoloog;
  • Je ondersteunt het hoofd van het trialbureau klinische studies bij het voorbereiden van besluiten;
  • Je bent het aanspreekpunt voor de (inter)nationale farmaceutische bedrijven encoördineert de administratie en voortgang van alle contract-gerelateerde activiteiten;
  • Je bent verantwoordelijk voor de planning en verslaglegging van de overleggen van de managementteams kliniek/polikliniek, laboratoria en onderzoek en bewaakt en coördineert de actiepunten die hier uit voortkomen.

Wij verwachten dat jij binnen de afdeling functioneert als spin in het web waarbij jij de informatiestroom binnen de afdeling reguleert en op adequate wijze de vele, nationale én internationale, contacten onderhoudt. Je werkt hierbij in nauwe samenhang met de twee secretaresses, die momenteel werkzaam zijn binnen de afdeling.

Wat we van je verwachten

  • HBO werk- en denkniveau;
  • Aantoonbare secretariële ervaring in een soortgelijke functie geniet sterk de voorkeur;
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Je bent communicatief vaardig en hebt een pro-actieve houding;
  • Je hebt uitstekende kennis van MS Office;
  • Je kunt goed prioriteiten stellen, behoudt het overzicht en brengt structuur aan;
  • Je bent doortastend, servicegericht en hebt een goed gevoel voor verhoudingen;

Voor deze functie zoeken wij een ervaren senior secretaresse of management assistent, die de ambitie heeft of al gewend is om in een dynamische, interenationale omgeving te werken, waarbij de werkdruk regelmatig hoog is. Jouw uitstekende planning- en organisatietalent komt zeer goed van pas en zonder problemen houd jij diverse ballen moeiteloos in de lucht. Je vaart vol vertrouwen op jouw zelfredzaamheid en pro-actieve houding.

Amsterdam UMC heeft een open cultuur. Dit betekent dat wij hopen dat iedereen zich welkom voelt bij onze organisatie en dat wij streven naar het bieden van gelijke kansen aan iedereen. Wij nodigen dan ook alle geïnteresseerden van harte uit om te reageren op deze vacature.

Waar ga je werken

De afdeling hematologie van Amsterdam UMC s een groot behandelcentrum voor patiënten met bloed- en lymfklierkanker en omvat daartoe een hematologische intensive care afdeling, een poliklinisch centrum met een dagbehandelingsunit en diverse specialistische laboratoria. Er wordt nauw samen gewerkt met 20 ziekenhuizen in de regio waarvoor de afdeling een verwijscentrum is. Om de behandeling voor patienten te verbeteren wordt er niet alleen veel onderzoek op het laboratoium verricht, maar worden er veel klinische studies, ofwel trials, verricht. Om die reden heeft de afdeling een eigen trialbureau. De afdeling hematologie kenmerkt zich door gedrevenheid, loyaliteit en onderlinge samenwerking in een dynamische omgeving.

Kijk voor meer informatie over de afdeling op hematologie.

Wat we je bieden

Salarisschaal 7: 2422 tot 3280 euro bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring).

  • Naast een goed basissalaris bieden we onder andere 8,3% eindejaarsuitkering en 8% vakantietoeslag. Wil jij weten wat je gaat verdienen? Bereken dan hier jouw netto salaris (onder voorbehoud).
  • Gratis en onbeperkt toegang tot het trainingsaanbod van onze online leeromgeving GoodHabitz.
  • Je pensioen wordt opgebouwd bij het ABP. Amsterdam UMC draagt 70% van deze premie bij.
  • Wij vergoeden 75% van je OV reiskosten en bieden daarnaast een fietsregeling.
  • Wij hebben een zeer actieve personeelsvereniging en een Jong Amsterdam UMC en organiseren vanuit beide verschillende (sportieve) activiteiten en evenementen door het jaar heen.
  • In eerste instantie bieden wij jou een jaarcontract, met uitzicht op een vast dienstverband.
  • Bij gebleken gelijke geschiktheid krijgen interne kandidaten voorrang op externe kandidaten.

Voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden kijk op onze website.

Een referentiecheck kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Daarnaast is het aanvragen van een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) voor iedere nieuwe medewerker verplicht. De aanvraag voor een VOG wordt opgestart vanuit VUmc zodra de nieuwe medewerker is aangesteld.

Voor medewerkers die in de directe patiëntzorg gaan werken, kan een uitgebreide screening onderdeel zijn van de procedure. Klik hier voor meer informatie en of deze op jou van toepassing is.
Ben je werkzaam in een zorggerelateerde functie, dan is een aanstellingskeuring ook onderdeel van jouw selectieprocedure.

Bijzonderheden

Gelet op de huidige maatregelen en beleid omtrent COVID-19 zal het inwerken gedeeltelijk vanuit huis plaats vinden.

Laten we kennismaken

Bel ons gerust!
Voor inhoudelijke informatie kun je contact opnemen met Sonja Zweegman, Head of department of Hematology | Professor of hematology, via 020 4448461.
Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Nathalie Haans, corporate recruiter, via 020 4448461.

Je kunt uiterlijk tot en met 17 januari 2021 solliciteren via de button.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.