Wat ga je doen

In deze positie van senior-secretaresse heb jij binnen de afdeling interne geneeskunde een belangrijke verantwoordelijkheid bij het ondersteunen van de organisatie van onderwijs t.b.v. de faculteit der geneeskunde en bèta faculteit. Daarnaast bied je secretariële ondersteuning aan de promovendi en de algemene secretariaat werkzaamheden.

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden die hierbij horen zijn:

  • het bieden van secretariële ondersteuning aan de promovendi, denk hierbij aan het verzorgen van de administratie rondom de promotietrajecten, ondersteunen van registratie van promovendi en aanmelden bij decanale zaken.
  • het bieden van secretariële ondersteuning ten behoeve van de planning van genoemd onderwijs.
  • administratie rondom de promotietrajecten, ondersteunen van registratie en aanmelden bij decanale zaken (hora finita), contact onderhouden met de leescommissie, registratie in PURE, je bent hét aanspreekpunt voor de promovendi
  • plaatsen van bestelllingen in Oracle op de verschillende projecten en hiervan overzichten bijhouden.
  • aanmaken van PNIL aanstellingen en aanvragen EPIC trainingen.
  • het ondersteunen van de subspecialismes in de breedste zin van het woord; bijvoorbeeld bieden van ondersteuning aan het kenniscentrum osteoporose en metabole botziekten, voorbereiden van diverse bijeenkomsten en notuleren hiervan.

Wat we van je verwachten

Als senior secretaresse ben je communicatief zeer vaardig en hebt een ‘can do’ mentaliteit. Met jouw toegankelijke en open houding weet je op natuurlijke wijze relaties op te bouwen en te onderhouden. Jouw enthousiame vertaalt zich in een dienstverlenende en servicegericht houding; met plezier zet jij die extra stap!

Je weet op de juiste manier om te gaan met vertrouwelijke informatie, kan zelfstandig werken en weet ook onder druk de juiste prioriteiten te stellen.
Met jouw ervaring heb jij een goed gevoel voor verhoudingen en cultuur in het (medisch) academisch werkveld, ben je servicegericht en sta jij stevig in je schoenen.

Daarnaast breng jij de volgende kwaliteiten en capaciteiten met je mee:

  • Minimaal HBO werk- en denkniveau aangevuld met een secretaresse opleiding;
  • Affiniteit met onderzoek & onderwijs en kennis van medische terminologie is een pré;
  • Je beschikt over goede computervaardigheden (Oracle/Lift, Peoplesoft; PURE, hora finita) of vindt het leuk je deze eigen te maken;
  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

De werkdagen worden in goed overleg afgestemd waarbij werken op vrijdagen verplicht is.

Waar ga je werken

De afdeling is onderverdeeld in een aantal subspecialismen; algemene interne geneeskunde, endocrinologie, infectieziekten, vasculaire geneeskunde, acute geneeskunde, ouderengeneeskunde, genderdysforie en farmacotherapie. De staf van de afdeling bestaat uit ongeveer 25 medisch specialisten. Naast het leveren van goede patiëntenzorg, is onderzoek een belangrijke doelstelling van de afdeling. Er zijn ongeveer 40 promovendi werkzaam bij de afdeling interne geneeskunde.

Het secretariële team interne geneeskunde bestaat nu uit 4 collega’s: een voor ondersteuning afdelingshoofd en subspecialismen in de breedste zin van het woord, een voor de sectie farmacotherapie en twee voor het opleiding- onderwijssecretariaat waarbij jij nu een brugfunctie gaat vervullen met het onderwijs- en opleidingsteam.

In aanloop naar de alliantie met het AMC is het mogelijk dat de werkplek verschuift naar de locatie Meibergdreef.

Wat we je bieden

Salarisschaal 7: 2422 tot 3280 euro bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring).

  • Naast een goed basissalaris bieden we onder andere 8,3% eindejaarsuitkering en 8% vakantietoeslag. Wil jij weten wat je gaat verdienen? Bereken dan hier jouw netto salaris (onder voorbehoud).
  • Gratis en onbeperkt toegang tot het trainingsaanbod van onze online leeromgeving GoodHabitz.
  • Je pensioen wordt opgebouwd bij het ABP. Amsterdam UMC draagt 70% van deze premie bij.
  • Wij vergoeden 75% van je OV reiskosten en bieden daarnaast een fietsregeling.
  • In eerste instantie bieden wij jou een jaarcontract, met uitzicht op een vast dienstverband.

Voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden kijk op onze website.

Een referentiecheck kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Daarnaast is het aanvragen van een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) voor iedere nieuwe medewerker verplicht. De aanvraag voor een VOG wordt opgestart vanuit VUmc zodra de nieuwe medewerker is aangesteld.

Voor medewerkers die in de directe patiëntzorg gaan werken, kan een uitgebreide screening onderdeel zijn van de procedure. Klik hier voor meer informatie en of deze op jou van toepassing is.
Ben je werkzaam in een zorggerelateerde functie, dan is een aanstellingskeuring ook onderdeel van jouw selectieprocedure.

Bijzonderheden

De 1e selectiegesprekken vinden plaats op 23 juli. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats begin augustus.

Laten we kennismaken

Bel ons gerust!
Voor inhoudelijke informatie kun je contact opnemen met Elise Haan, Senior secretaresse Interne Geneeskunde, via 020 – 444 4307.
Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Nathalie Haans, corporate recruiter, via 020 44 48461.

Je kunt uiterlijk tot en met 15 juli 2020 solliciteren via de button.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.